Die japanische Geschäftskultur 

Termine

Die regulären Arbeitszeiten erstrecken sich zwar von 9:00 bis 17:00, aber niemand hält sich daran und Besprechungen werden auch häufig noch später abgehalten. Heutzutage ist es die gängigste Praxis, seine Termine per E-Mail oder Telefon zu vereinbaren. Morgendliche Besprechungen beginnen meist um 10:00 oder später und nachmittags beginnen sie normalerweise um 13:30 oder später. Die Mittagspause liegt in der Regel zwischen 12:00 und 13:00.

Versuchen Sie pünktlich zu Ihren Terminen zu erscheinen. Wenn Sie mit dem Taxi fahren, planen Sie aufgrund des Verkehrsaufkommens zusätzliche Zeit ein. Die Zugfahrzeiten können ziemlich genau vorausberechnet werden, aber planen Sie hier ausreichend Zeit ein, um den Weg aus dem Bahnhof zu dem Büro zu finden. Tokio beispielsweise hat kein rechtwinkliges Straßenraster und es kann selbst mit einem Stadtplan sehr schwierig werden, sein Ziel zu finden.

Außerdem ist es ratsam, die Dauer einer Besprechung schon vorab festzulegen – das ist hilfreich, um die Besprechung besser strukturieren zu können (oder direkte Rückmeldung zu erhalten, dass sie länger oder kürzer angesetzt werden sollte). Erwarten Sie nicht, dass die Besprechung pünktlich endet, aber so haben Sie zumindest eine ungefähre Eingrenzung, da eine Besprechung ebenso gut eine Stunde, als auch fünf Stunden dauern kann.

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Geschäftliche Kleiderordnung

Vor der Jahrhundertwende hätte ich äußerst formelle Geschäftskleidung mit weißem Hemd und dunklem Anzug empfohlen. Im Banken- und Finanzsektor ist dies auch heute noch zumeist die Norm. Aber die Zeiten haben sich geändert und damit auch das Gefallen an verschiedenen Materialien und Farben und Mode allgemein. Allerdings würde ich Ihnen für Ihr erstes Treffen sicherlich immer noch nicht empfehlen, sich allzu auffallend zu kleiden. Viele Ausländer tragen gerne eine auffallende Krawatte zur Schau – das ist möglicherweise in Ordnung, sobald Sie Ihren Geschäftspartner/Kunden besser kennen, aber nicht für die ersten Zusammentreffen. Es ist allerdings nicht notwendig, unbedingt ein weißes Hemd zu tragen, denn jede andere nicht allzu auffällige Farbe ist auch in Ordnung. "Casual Friday" wurde vielerorts eingeführt, aber gehen Sie dieses Risiko nur ein, wenn Sie die Leute gut kennen.

Einer der letzten Premierminister, Koizumi, hat sogar dafür plädiert im Sommer auf das Tragen von Krawatten zu verzichten, um die Kosten für die Klimatisierung zu senken und dieser Trend hält an! Daher werden Sie viele Geschäftsleute finden, die kurzärmelige Hemden ohne Krawatte und Jackett tragen. Aber es ist dennoch nicht ratsam, diesem Trend gleich beim ersten Treffen zu folgen, denn einige Unternehmen halten sich an diese Regel und andere nicht. Wenn Ihre Gesprächspartner kein Jackett tragen, können Sie, sobald Sie nach der Begrüßung Platz genommen haben, höflich fragen, ob Sie Ihr Jackett auch ablegen dürfen. Die Krawatte sollten Sie natürlich nicht ablegen, solange man Sie nicht dazu auffordert!

Geschäftsreisende Frauen sind in Japan gut beraten, sich an formelle Kleidung zu halten, um sich Respekt zu verschaffen. Tragen Sie nicht zu viel Schmuck oder Makeup. Eine allzu zwanglose Kleidung mag Ihrem Gegenüber zwar ins Auge fallen, es bringt Ihnen aber nicht seinen Respekt ein, was in der japanischen Kultur schon eine Herausforderung an sich darstellt. Sie möchten von Ihrem japanischen Gesprächspartner ernst genommen werden, also kleiden Sie sich so, als gingen Sie zu einer Vorstandssitzung.

Bei gesellschaftlichen Anlässen kommt es ganz auf die Art und den Ort der Veranstaltung an. Bei einer formellen Feier, sollten Sie die vorgenannten Ratschläge einhalten. Bei einem informellen Anlass, kleiden Sie sich konservativ, aber richten Sie sich mit Ihrer Kleidung nach dem Veranstaltungsort.

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Vorname oder Titel?

Es ist allgemeine Norm bei jeder Anrede immer dem Nachnamen der Person die Endung '-san' hinzuzufügen. Vornamen werden selten benutzt, es sei denn, es handelt sich um wirklich gute Freunde. Das einzige Problem liegt darin, dass es nicht ungewöhnlich ist, mehrere Suzuki-san's im gleichen Raum vorzufinden. Dann müssen Sie einen Weg finden, Verwechslungen zu vermeiden, aber Sie dürfen immer noch keine Vornamen benutzen.

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Verschenken von Präsenten

Bei geschäftlichen Treffen ist es nicht unüblich, sich gegenseitig ein Präsent oder ähnliches zu überreichen. Das kann zu Beginn oder manchmal auch am Ende des Treffens geschehen. Ich habe schon Stifte, Fächer, Kulturbeutel, Kalender und noch vieles andere erhalten. Ich selbst verschenke meist Dinge, die für das Unternehmen, für welches ich arbeite, oder für mein Land repräsentativ sind. Ebenso angebracht sind aber auch gute alkoholhaltige Getränke oder Markenprodukte. Benutzen Sie Ihren gesunden Menschenverstand und es wird richtig sein. Die Verpackung sollte möglichst schlicht sein. Es ist der Gedanke, der zählt.

Sollte ein sehr viel ranghöherer Vorgesetzter gemeinsam mit seinen untergeordneten Mitarbeitern dem Treffen beiwohnen, ist es ratsam, diesem eigens ein etwas schöneres Präsent zu machen und jedem seiner Mitarbeiter ein kleineres Präsent zu überreichen. Dies zeigt Respekt für seine Stellung.

Nehmen Sie ein Präsent wie auch eine Visitenkarte, die Ihnen überreicht wird, immer mit beiden Händen entgegen. Ebenso überreichen auch Sie Ihr Präsent Ihrem Gegenüber mit beiden Händen.

Nur für den Fall, dass Sie eines Tages zu einer Hochzeit eingeladen werden, dann beachten Sie bitte, dass sich das Band oder die Schleife des Geschenkes nicht allzu leicht öffnen lässt. Wenn dies nämlich der Fall ist, würde dies als Zeichen für eine schnelle Scheidung angesehen. Ja, es stimmt also, dass es immer noch verschiedene Formen des Aberglaubens gibt.

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Geschäftsverhandlungen

Verbindungen und Beziehungen sind in Japan Gold wert. Das bedeutet nicht, dass Ihnen das Geschäft schon sicher ist, aber es bringt Ihren Fuß in die Tür und das ist manchmal schon der schwerste Schritt. Um diese Beziehungen zu festigen, bedarf es einiges an Aufwand. Den Kontakt pflegen, von Zeit zu Zeit ein Abendessen oder ein Karaoke-Abend, Urlaubsgrüße, vielleicht Golf und mehr; all das kann je nach Art der Beziehung für eine erfolgreiche und langfristige Partnerschaft erforderlich sein.

Eine zweisprachige Visitenkarte ist sicherlich hilfreich – eine Seite in englischer Sprache und die andere Seite in japanischer Sprache. Sollten Sie das nicht haben, wird man Sie nicht ausschließen, aber es zeigt von vorneherein Ihre Bemühungen, in Japan Geschäfte zu machen und dies wird von Ihrem Geschäftspartner beachtet werden. Sparen Sie allerdings nicht beim Druck. Machen Sie es entweder richtig, so dass es gut aussieht, oder machen Sie es gar nicht.

Beim Austausch der Visitenkarten beginnen immer die ranghöchsten Mitglieder zuerst, gefolgt von den anderen in der Reihenfolge ihrer Position. Visitenkarten werden immer mit beiden Händen überreicht, woraufhin dann eine Hand loslässt und die Karte des Gegenübers annimmt, die dann auch in beide Hände genommen und sorgfältig gelesen wird. Stecken Sie die Karte nicht in diesem Moment in Ihre Tasche oder in Ihr Etui. Behalten Sie sie in Ihrer Hand und zwar auch noch, wenn Sie herumgehen und weitere Visitenkarten austauschen. Wenn Sie dann Platz nehmen, versuchen Sie die Karten so vor sich zu sortieren, dass Sie sich Namen, Titel und Gesicht einprägen können. Achten Sie sorgfältig darauf, die Karten erst am Ende der Besprechung einzustecken. Eine Visitenkarte auf den Boden fallen zu lassen ist ein Zeichen von Respektlosigkeit!

Wenn Sie an einer Besprechung teilnehmen, ist es wichtig, sich Ihren Gesprächspartner gegenüber professionell zu verhalten. Halten Sie die Schultern gerade, schlagen Sie die Beine nicht übereinander und lassen Sie Ihre Arme immer auf dem Tisch liegen. Wenn Sie sich zu ungezwungen geben, erweckt es den Anschein mangelnden Respekts. Das bedeutet nicht, dass Sie Ihrem Gegenüber am Gesicht kleben müssen, aber vermeiden Sie eine Übertreibung in jede Richtung. Denken Sie immer daran, dass sich in der japanischen Gesellschaft alles um Bescheidenheit dreht, darum 'wa' (die Ruhe) zu bewahren und sich anzupassen.

Wenn Sie einen Konferenzraum betreten, werden Sie als Gast wahrscheinlich am äußersten Ende des Raumes sitzen. Lassen Sie die ranghöchsten Mitglieder in der Mitte Platz nehmen, während die nachgeordneten Teilnehmer an den Enden des Tisches sitzen. Seien Sie nicht überrascht, wenn sehr viele Mitarbeiter des japanischen Unternehmens anwesend sind. Jede Abteilung möchte wissen, was vor sich geht und den Ausländer in Augenschein nehmen, also sollten Sie natürlich auch genügend Visitenkarten und japanische Unterlagen bei sich haben, wenn Sie zu dem Termin anreisen. Stellen Sie in einem netten Ordner ein professionelles Packet an Unterlagen in englischer Sprache zusammen, so dass Sie jedem Teilnehmer ein solches überreichen können.

Allerdings sollten Sie vorher prüfen, wie die Kommunikation bei der Besprechung vonstattengehen soll. Werden Sie einen Übersetzer bereitstellen müssen oder müssen Sie herausfinden, ob Ihre Gesprächspartner über einen internen Mitarbeiter verfügen, der übersetzen kann? Diese Einzelheiten sollten sehr frühzeitig geklärt werden. Werden Ihre japanischen Gesprächspartner in der Lage sein, Sie auch zu verstehen, wenn Sie vor Ihnen eine PowerPoint-Präsentation in englischer Sprache vortragen? Bildmaterial ist übrigens sehr wichtig in Japan. Verlassen Sie sich nicht auf viele Worte und fachliche Ausführungen und schreiben Sie nicht zu viel Text auf Ihre Folien. Halten Sie alles so visuell wie möglich und fassen Sie sich so kurz wie möglich – so können die Japaner es besser verarbeiten und schlafen nicht ein! Reden Sie auch deutlich und vermeiden Sie umgangssprachliche englische Redewendungen.

Das Geschäftstempo in Japan ist relativ langsam, vielleicht sogar das langsamste in Asien. Bereiten Sie sich auf viele Verhandlungsrunden vor, einschließlich gegenseitiger Besuche der Geschäftssitze, Telefonkonferenzen, E-Mails und vielleicht auch auf einige Bewirtungsanlässe. Allgemein lässt sich sagen, dass der interne Genehmigungsprozess in einem japanischen Unternehmen ein langes Verfahren darstellt. Es geht nicht um die Zustimmung einer einzelnen Person, sondern um mehrere Runden der Konsensbildung zwischen verschiedenen Ebenen des Unternehmens. In Japan einen Vertrag zum Abschluss zu bringen, kann eine der längsten Erfahrungen Ihres Lebens werden.

Gehen Sie nicht davon aus, dass etwas in Ihrer geschäftlichen Vereinbarung oder Verhandlung endgültig ist, bevor es nicht in einem Vertrag eindeutig niedergelegt und von beiden Parteien unterzeichnet wurde. Es mag sein, dass in einem Vorvertrag oder einer Absichtserklärung oder in E-Mails zu etwas 'Ja' gesagt wird, aber seien Sie vorsichtig. 'Ja' könnte einfach nur bedeuten 'Ich verstehe' und nicht 'Ja, so werden wir es machen.' Seien Sie bis zum endgültigen Vertrag immer auf der Hut vor möglichen Fallstricken, die plötzlich auftauchen können und niemand erwartet hat. Betrachten Sie es als eine Art Probe des langfristigen Vertrauensaufbaus. Wenn Sie dieses Vertrauen gründlich aufbauen, dann werden auch Ihre langfristigen Geschäftsaussichten in Japan gut sein.

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Erfolgreiche Bewirtung

Das Mittagessen findet in der Regel zwischen 12:00 und 13:00 statt. Die Restaurants können ziemlich überfüllt sein, aber es ist nicht unüblich, schon gegen 12:30 wieder die ersten freien Tische zu finden. Die meisten Geschäftsleute gehen in Restaurants, in denen sie schnell und nicht allzu kostspielig essen können. Das kann ein Nudelshop, ein koreanisches Grillrestaurant, ein Sushi- oder Schnitzelimbiss oder ein Curryrestaurant sein. Andererseits ist es nicht ungewöhnlich, dass schöne Restaurants auch von 12:00 bis 14:00 oder länger zum Mittagessen besetzt sind. Allerdings werden Sie klar erkennen, dass die Gäste in diesen Restaurants keine Geschäftsleute sind, sondern es sich hier im Allgemeinen um die Ehefreuen dieser Geschäftsleute handelt! Auch werden hier meistens keine japanischen Speisen serviert, sondern zumindest Speisen mit ausländischem Flair, wie eine französisch-japanische Kombination. Aber es gibt natürlich auch eine große Auswahl an McDonalds, KFC, Subway und dergleichen mehr und sie sind alle brechend voll, jedoch findet man hier zumeist Schüler und Studenten oder junge Geschäftsleute, die unter sich bleiben.

Das Abendessen verteilt sich meist auf zwei Runden, ähnlich wie der Feierabendverkehr. Die normale Abendessenszeit reicht von 17:30 bis gegen 20:00 und in dieser Zeit sind die meisten Restaurants voll besetzt, während die Treffs der Geschäftsleute für die späteren Abendessen und Drinks eher von 21:00 bis 23:00 ihre Hauptzeit haben. Natürlich gibt es auch viele Geschäftsleute, insbesondere die jüngeren Leute heutzutage, die zu der früheren Zeit zum Essen gehen und danach zu den Drinks oder vielleicht auch nach Hause gehen.

Die Formen geschäftlicher Bewirtung haben sich im Laufe der letzten Jahre entwickelt und sind ausgesprochen vielfältiger geworden. Die meisten Leute haben schon einmal von einem Geisha-Abend gehört oder vielleicht auch von dem Kobe-Rind (ja, diese Tiere werden tatsächlich mit Bier gefüttert und auch massiert – das sorgt für gutes Fleisch!). Gewiss gibt es so etwas, besonders in der Umgebung der bekanntesten Geschäftsviertel Tokios, wie Shinjuku, Akasaka, Ikebukuro und Roppongi. Gleichwohl werden diese Erlebnisse Ihren Geldbeutel ziemlich strapazieren! Es kann auch vorkommen, dass man zur Einleitung des Abends zur Karaoke oder auf ein paar Drinks in ein Izakaya geht.

Aber fühlen Sie sich nicht verpflichtet und nehmen an, dass das immer der Fall ist. Ein nettes Abendessen mit ein paar Drinks in einem japanischen oder westlichen Restaurant kommt genauso gut an. Geschmäcker sind verschieden und wenn Sie ein Gefühl füreinander bekommen, bekommen Sie auch ein Gefühl dafür, was derjenige am liebsten tut.

Abgesehen vom Essen gibt es natürlich auch noch Golf, aber nicht gleich am Anfang. Außerdem wissen Sie auch nicht, wo man hingehen soll, also überlassen Sie das dem japanischen Gastgeber. Beim Voranschreiten Ihrer Geschäftsverhandlungen wird, sofern Ihre japanischen Gesprächspartner gerne Gold spielen, eine gemeinsame Golfpartie ein gutes Stück dazu beitragen, Ihre Beziehung noch weiter zu festigen.

Wenn Sie mit Ihren Gesprächspartnern zu einem Abendessen gehen, kann es nicht schaden, ein paar Tischsitten zu kennen. Wahrscheinlich werden Sie in einem Restaurant essen und man wird Ihnen Stäbchen geben. Wenn Sie nicht damit umgehen können, fragen Sie einfach nach einer Gabel. Beinahe jedes Restaurant wird Ihnen hier heutzutage damit entgegenkommen. Wenn Sie die Stäbchen benutzen, dann bedenken Sie unbedingt eine Sache, wenn Sie Reis essen: nämlich niemals Ihre Stäbchen aufrecht in den Reis zu stecken – denn dies ist ein Zeichen für den Tod! Legen Sie die Stäbchen einfach hin, wenn Sie sie ablegen möchten.

Wenn die Getränke serviert werden, wobei es sich zumeist um Flaschenbier oder Sake in Flaschen handelt, dann beginnt das Ritual des gegenseitigen Einschenkens. Es ist Sitte, sich gegenseitig die Getränke einzuschenken, also schenken Sie sich nie selbst ein, sondern Ihrem japanischen Partner. Die gleiche Anstandsregel gilt auch für das Nachschenken. Ihr japanischer Partner wird immer dafür sorgen, dass Ihr Glas gefüllt ist. Folglich sollten Sie Ihr Tempo drosseln, wenn Sie Ihr Limit erreicht haben, damit Ihr Glas nicht zu schnell leer wird. Das wäre meine Empfehlung!

Traditionsgemäß hilft Alkohol beim Aufbau von Beziehungen. Wenn es zu weit geht, kann dabei allerdings auch eine nette Runde kranker japanischer Geschäftsleute herauskommen! Dennoch ist es sicher empfehlenswert mitzutrinken, wenn Sie es können. Wenn nicht, bitten Sie um Ihre Cola oder um einen Saft oder ein Wasser und alles ist gut. Ich persönlich mache jetzt schon seit über 15 Jahren Geschäfte in Japan und trinke und rauche nicht.

Bei den ersten Drinks bringt jemand einen Toast aus oder sagt auch einfach nur 'Prost', was auf Japanisch 'kampai' lautet. Im Allgemeinen fällt diese Ehre der ranghöchsten Person der Gastgeberseite zu.

Eine erfreuliche Sache noch – es ist nicht üblich, in Japan Trinkgeld zu geben!

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Verhalten in der Öffentlichkeit

Die Leute fragen sich manchmal, wie sie jemanden begrüßen sollen, wenn sie sich vorstellen. Sollte man dabei schroff und mit rauer Stimme sprechen, wie wir es von den Samurai aus dem Fernsehen kennen, oder sollte man auf Hände und Knie fallen, wie man es so oft bei den Frauen sieht, die Ihren Gästen Tee servieren. Die Realität sieht so aus, dass die meisten Ausländer, die nicht Japanisch sprechen, einfach so etwas sagen sollten wie: 'Mein Name ist xxx und ich freue mich, Sie kennen zu lernen.' Gleichzeitig streckt man dabei seine Hand zum Händeschütteln aus. Die Japaner sind heute sehr daran gewohnt. Japaner untereinander verbeugen sich immer noch, ohne die Hände zu schütteln, also wenn Sie vor Ihrem Gegenüber auch noch eine kleine Verbeugung Ihres Kopfes machen können während Sie immer noch nach vorne schauen und die Hände schütteln, dann ist das noch besser!

Ob Mann oder Frau – das Händeschütteln ist in Anwesenheit eines Ausländers zu einer gängigen Begrüßungsart geworden.

In Bezug auf Ihr Benehmen wäre es früher die Empfehlung gewesen, sich ernst und ruhig zu verhalten, aber heutzutage kann man auch davon ein wenig abkommen. Werden Sie allerdings nicht zu laut und strapazieren Sie Ihre Hände nicht allzu sehr, denn das könnte die Japaner abschrecken. Gehen Sie auch nicht unbedingt dazu über, Witze zu erzählen, denn es ist recht schwierig, den Sinn herüber zu bringen und könnte die Japaner bei einer Besprechung nur verwirren, was kein guter Start wäre!

Augenkontakt ist heutzutage allgemein üblich und gewünscht.

In Bezug auf Gesten und Worte, mit denen man vorsichtig umgehen sollte, gibt es einige, deren man sich bewusst sein sollte. Versuchen Sie nicht das Wort 'uh' einfließen zu lassen, wenn Sie sprechen, denn es hat für die Japaner einen derben Klang und kann Ihren allgemeinen Wortfluss beeinträchtigen. Besonders die Amerikaner benutzen häufig dieses 'uh' in ihren Gedankengängen, also nehmen Sie sich das zu Herzen.

Vermeiden Sie möglichst Ihre Beine zu kreuzen. Sitzen Sie aufrecht und verfolgen Sie die Besprechung aufmerksam. Wenn Ihr Bein über dem Tisch hervorschaut, erweckt das den Eindruck, Sie würden sich allzu zwanglos und sogar respektlos geben.

Wenn Sie niesen oder husten müssen, versuchen Sie, sich dabei zur Seite zu drehen und Ihr Gesicht zu verdecken. Wenn Sie in ein Papiertaschentuch niesen, werfen Sie es sogleich weg. Es kommt nicht gut an, wenn Sie es in der Hand behalten!

In Bezug auf die Gesten der Japaner kann ich behaupten vor 15 Jahren genau gewusst zu haben, welche Bedeutung die jeweilige Bewegung genau hatte. Aber heute haben sich die Gesten in dem Maße entwickelt, wie sich auch die japanische Kultur geöffnet hat. In Wirklichkeit unterscheiden sie sich heutzutage nicht mehr allzu sehr von den Gesten, wie wir sie benutzen.

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